Referat fra bestyrelsesmøder

1

2

3

4

5

6

7

Foråret 2021 har været et meget stille forår uden væsentlig aktivitet i foreningen eller bestyrelsen.

• Bestyrelsen besluttede enstemmigt at slå generalforsamlingen 2021 og 2022 sammen.
• Bestyrelsen godkendte det revideret regnskab.
• Bestyrelsens fortsætter som forretningsfører frem til generalforsamlingen 2022. Der indkaldes jf. vedtægterne

Kassereren gennemgik foreningens aktuelle økonomi Økonomien aktuelt blev gennemgået økonomi samt det revideret regnskab (bilag).

• Et enkelt medlem er aktuelt i restance.  Generelt har der været en mindre stigning i restancer og rykkere.
• Bestyrelsen godkendte Regnskabet der indstilles til generalforsamlingens godkendelse.

Tilflyttet/Fraflytte:

Kragebøl Alle 14 og 18 samt Kongelundsvej 329

Formanden skriver velkomstmail. [Formanden]

• Næstformanden orienterede om at kopisager fra kommunen. Bestyrelsen dokumentere arbejderne men det giver udfordringer da datoer i kopisagerne ofte ikke overholdes af entreprenøren og er mangelfulde.
• Bestyrelsen drøftede trafiksikkerheden, tryghedens og de trafikale forhold generelt i relation til beskæringen af vegetationen ved bommene for for enden af Maj Bøl Alle mod Kongelundsvej. Bestyrelsen behandler fortsat sagen.
• Bestyrelsen fortager de kommende måneder "vej-eftersyn" med fokus på nødvendige reperationer og udbedringer.
  
  MEDLEMMERNE kan inden 29. oktober kommer med evt. ønsker til reperationer/udbedringer på fællesarealerne dvs. vejen.

Et bestyrelsesmedlem nævnte at snerydningen synes at slide på vejene. Taget til efterretning.

• Arbejdet på ny hjemmeside har stået lidt stille og mangler at blive afsluttet.

Kapaciteten eller tømnings-frekvensen plastbeholderne er utilstrækkelige. Plastbeholden bliver fyldt for hurtigt.

• Der er meget metalaffald på vejene efter tømning. Det kan betyde at biler og cykler punkterer.
  
  Bestyrelsen foreslår derfor medlemmer at lægge metalgenstande i poster inden det smides i beholderen.
  
  Indberettes til SGTK formand [Formanden]

Torsdag 2. december.

Dato/Tid 8. okt. 2020 kl.: 19:00

 Kasper G. Petersen, Formand

 Dan Zwicki

 Morten B. Bentzen

Sted: Caféen i Klubhuset, Gemmas Alle 41, Kastrup

 Stine Vammen, Kasser

 Michael Nielsen - Afbud

 Per Grøndahl Mortensen - Afbud

1

2

3

4

5

6

7

Bestyrelsen har henvendt sig til kommunen og modtaget input fra Majbøl Alle 33 der tilsyneladende har vedligeholdt området siden 1991. Bestyrelsen behandler punktet igen på et senere møde. Nærtliggende beboer kontaktes snares af Bestyrelsen.

Formanden orienterede om at gamle papirprotokoller mv. er afleveret til Tårnby Stads- og lokalarkiv.

• Majbøl Alle 27 pr. 01.11.2020
• Kragebøl Alle 14 pr. 01.02.2021

Bestyrelsen nedsatte et arbejdsudvalg bestående af Suppleant Michael Nielsen og Morten Berger Bentzen.

Bestyrelsen gennemgik vedtægterne og kom med ønsker og bemærkninger til arbejdsudvalget.

Arbejdsudvalget fremlægger forslag på førstkommende bestyrelsesmøde.

Vedtægterne forventes i høring hos medlemmerne i løbet af december 2020.

Jf. pkt. 1.

Formanden orienterede om at der pt. ikke er en snerydningsaftale. Amagerrullegræs har ikke vendt retur med hensyn til det forslag som bestyrelsen fra fremsendt. Formanden følger op.

Intet at bemærke.

Dato/Tid 20. aug. 2020 kl.: 19:00

 Kasper G. Petersen, Formand

 Dan Zwicki

 Morten B. Jørgensen - Afbud

Sted: Majbøl Alle 21, 2770 Kastrup

 Stine Vammen, Kasser

 Michael Nielsen

 Per Grøndahl Mortensen – Afbud

Orientering v. Formanden

• Generalforsamling

Økonomi – orientering ved Kasser

• Budget og forventning – mundtlig orientering

Status på disponering af G/Fs indestående. Hvordan sikre vi at G/F er dækket af indskydergarantifonden.

Veje og fortove

• Gravearbejder
• Medlemmers vedligehold af fortove

Evt.

• Parkering – flere beboer har klaget over at biler på vejene hindrer trafikken og samt ind/udkørsel fra parcellerne.
• Støj: Enkelte beboer har bemærket støj fra byggeri, anlæg og hunde.
• Grønt område/hæk: Placeret for enden af Majbøl Alle ved cykel-slusen ud mod Kongelundsvej.

Næste møde

Bestyrelsen gennemgik dagsorden for generalforsamlingen. Hvor forslaget om forhøjelse af byggeprocent forventes trukket tilbage.

Økonomi: Regnskabet blev gennemgået. Et enkelt medlem er i restance. Taget til efterretning uden yderligere bemærkninger.

Bestyrelsen besluttede at fordele foreningens bankindestående med henblik på at sikre dækning af indskydergarantifonden [Kasseren].

Bestyrelsen undersøger aftale og forhold omkring foreningens investeringer [Kasseren].

Bestyrelsen henstiller til at medlemmerne orienterer sig i deres forpligtelser i forbindelse med vedligehold af fortove. www.graasten2770.dk/174808670

Parkering og støj: Bestyrelsen har opdateret foreningens hjemmeside og henstiller til at medlemmerne taler med hinanden med gensidig respekt, rummelighed, forståelse og accept. Se hjemmesiden.

Parkering: www.graasten2770.dk/174808637

Støj: www.graasten2770.dk/174808652

Grønt område/hæk: Bestyrelsen undersøger med kommunen hvem der ejer området og hvem der således har vedligeholdspligten og retten.

10. september kl. 21:00 – Konstituering af bestyrelsen i forlængelse af generalforsamlingen.

Dato/Tid 27. feb. 2020 kl.: 19:00

 Kasper G. Petersen, Formand

 Dan Zwicki

 Morten B. Jørgensen

Sted: Majbøl Alle 21, 2770 Kastrup

 Stine Vammen, Kasser

 Michael Nielsen

 Per Grøndahl Mortensen - Afbud

1

2

3

Parkering: Problemet er tilbagevenden og bestyrelsen opfordrer til at medlemmerne og deres gæster parkeret så andre medlemmer fortsat kan komme til deres indkørsler og samtidig sikrer sig at der er fri passage for andre trafikanter – herunder større arbejds- og udrykningskøretøjer. Tal evt. med naboer og genboer for at finde en løsning. Bestyrelsen skriver ud til medlemmerne og henviser til foreningens anvisninger på hjemmesiden.

Ny hjemmeside: Blev besluttet. Næstformanden bliver tovholder på projektet.

Snerydning: Bestyrelsen vil undersøge mulighederne for en 5-årig kontrakt til en lavere omkostning.

Nabohjælp: Muligheden for at få besøg af en indbrudsekspert bringes op på generalforsamlingen.

Overvågningskamera: Bestyrelsen havde en drøftelse heraf og anbefaler at medlemmerne sikrer sig at de kun filmer/overvåger egen parcel og overholder gældende lovgivning.

12. marts kl. 20:00 og 14. maj kl. 19:00 2020.

Dato/Tid 16. jan. 2020 kl.: 18:00

 Kasper G. Petersen, Formand

 Dan Zwicki

 Morten B. Bentzen

Sted: Løjtegårdsvej 67, 2770 Kastrup

 Stine Vammen, Kasser

 Michael Nielsen

 Per Grøndahl Mortensen

Orientering v. Formanden

• Generalforsamling:
  
  Tilbud på forplejning fra Tårnby Selskabslokaler (Samme som i 2019)  125 kr. pr. kuvert hertil 25/35 kr. pr. fadøl/rødvin samt lokaleleje 1.000 kr. Forventet I alt kr. 5.500.
  
  
• Formand og Kasserers Telefon-godtgørelse jf. tidligere udsendt mail.

Økonomi – orientering ved Kasser

• Budget og forventning – mundtlig orientering
  
  
• Status på disponering af G/Fs indestående. Hvordan sikre vi at G/F er dækket af indskydergarantifonden.

Nye beboere/medlemmer – v. Kassereren

• Hvilke matrikler er solgt/Købt?

Drøftelse af Generalforsamling 2020

Valg af dirigent

Formandens beretning

Her kan der orienteres om.

• Tilflytninger og velkommen til nye medlemmer
• Gravearbejder og samarbejdet med kommunen
• Persondatapolitik og foreningens håndtering heraf jf. pkt. 5
• Indbrud og kommunikation til foreningens medlemmer
• Evaluering af nyt indskud indført i 2019
• Hjemmesiden og elektronisk kommunikation til medlemmerne herunder ”bestyrelsens dør er altid åben”
• Bestyrelsen vil i 2020 kigge på placeringen af foreningens egenkapital.
• Bestyrelsen vil i 2020 kigge på modernisering af foreningens vedtægter.
• Renovation

Vedtagelse af kontingent for det nye år.

Bestyrelsen indstiller kontingentet fastholdes. Kontingent 2021: kr. 2.500,- inkl. Snerydning.

Forslag fra medlemmerne

Valg til bestyrelsen

Der var i 2019 større udskiftning i bestyrelsen, for at opfylde vedtægternes §5 indstiller bestyrelsens at følgende er på valg.

På valg er:

• Morten Berger Bentzen (genopstiller), Valgt ind i 2018
• Stine Vammen, Kasserer (genopstiller), Valgt ind i 2019

Bestyrelsen indstiller begge fortsætter

IKKE på valg er:

• Kasper G. Petersen, Valgt ind i 2019
• Dan Zwicki, Valgt ind i 2019
• Sanny Ølholm, Valgt ind 2019

Valg af bestyrelsessuppleanter

Suppleanter genopstiller/Ikke?

På Valg er: 

• Per Grøndahl Mortensen (Genopstiller, Valgt ind i 2018)

IKKE på valg er:

• Michael Nielsen (Valgt ind i 2019)

Valg af revisorer

Genindstiller bestyrelsen Steen Ølholm og Peter Beck?

Foreningens persondatapolitik

SGTK har i november orienteret om skabelon til foreningens håndtering af persondata er på vej. Indtil denne forligger indstilles det fortsat at foreningen har en lavpraktisk tilgang til foreningens håndtering af persondata. Fx ved at indhente tilsagn eller løbende orientere om brug af data bl.a. i mails og ved fakturering til medlemmerne.

Snerydning 2019/2020

Evt.

• Orientering om formandsmøde i SGTK v. næstformanden

Næste møde

Generalforsamling: Bestyrelsen ønsker at der til generalforsamlingen bliver bindende tilmelding til spisning og udeblivelse fra spisning faktureres kr. 125. pr. tilmeldte gæst.

Taget til efterretning.

Telefongodtgørelse: Taget til efterretning

Økonomi: Regnskabet blev gennemgået og taget til efterretning uden bemærkninger.

Bestyrelsen etablerer en bankforbindelse nummer 2 i løbet af januar 2020.

Intet at bemærke.

Dato for generalforsamlingen forventes at blive 12. marts kl. 18:00 i Tårnby Selskabslokaler med efterfølgende spisning.

Herunder dagsorden.

 Vedrørende Indbrud vil bestyrelsen gøre opmærksom på de muligheder som Nabohjælp, Tårnby Vagtværn på Facebook tilbyder.

Renovation tages under eventuelt pkt. 4.11

Evaluering af indskud tages kort under indstilling pkt. 4.5

Taget til efterretning.

Godkendt.

Godkendt.

Der er ingen indkomne forslag.

Bestyrelsen genstiller formanden til valg.

Bestyrelsen indstiller kandidaterne der er på valg.

Bestyrelsen indstiller Per Grøndahl Mortensen til genvalg.

Trods vedtægterne men jf. foreningens og generalforsamlingens sædvane er revisorerne på valg hvert år.

Bestyrelsen indstiller revisorerne til genvalg.

Godkendt.

Intet at bemærke.

Intet at bemærke

Intet at bemærke

27. februar 19:00, hvis behov i forhold til generalforsamlingen.

Dato/Tid 6. nov. 2019 kl.: 20:00

 Kasper G. Petersen, Formand

 Dan Zwicki

 Morten B. Jørgensen

Sted: Vedbøl Alle 18

 Stine Vammen, Kasser

 Michael Nielsen - Afbud

 Per Grøndahl Mortensen - Afbud

1

2

3

5

6

7

8

9

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Kassereren gav en status på foreningens økonomi er følger den forventet udvikling.

Orienteringen blev taget til efterretning.

For fortsat at være dækket af indskydergaranti fonden har bestyrelsen besluttet af flytte kr. 100.000 til Danske Bank.

Besluttet.

Taget til efterretning.

Bestyrelsen ønsker en lavpraktisk tilgang til foreningens håndtering af persondata. Fx ved at indhente tilsagn eller løbende orientere om brug af data.

[Efterskrift fra Formanden] SGTK har i november orienteret om skabelon til foreningens håndtering af persondata er på vej.

• Formanden kontakter renovationsselskabet.
  
  
• Bestyrelse vil forsøge at skærpe opfølgningen på div. gravearbejder. Der etableres fremover ”log-bog” over påbegyndt og afsluttet arbejder. Dan påtager sig denne opgave.

Jf. bestyrelsens tilkendegivelser er der indgået aftale med Anlægsgartner John Larsen for perioden 1.11.2019 – 31.04.2020

Dan har sagt ja til at være tovholder på vores snerydning.

Formanden undersøger muligheden for en 5-årig aftale.

Taget til efterretning

Uklippet hække: Der er nogle hække der trænger til at blive klippet af hensyn til fortovets vedligehold og frie passage. Kassereren kontakter de pågældende medlemmer på foreningens vegne.

Formandsmøde i SGTK: Næstformanden deltager.

Dato/Tid 14. marts 2019 kl.: 19:30

Kasper G. Petersen

Dan Zwicki

 Morten Berger Jørgensen

Sted: Tårnby Selskabslokaler

Stine Vammen, Kasser

Michael Nielsen

 Per Grøndahl Mortensen

Dato/Tid 9. jan. 2019 kl.: 18:00

Gunnar Larsen

Dan Zwicki

 Morten Berger Jørgensen

Sted: Kongelundsvej 307

Kasper Gubi Petersen, Formand

Sanny Ølholm

 Per Grøndahl Mortensen

1

2

3

4

5

6

6.1

6.2

6.3

6.5

6.6

6.7

6.8

6.9

6.10

7

8

Formanden orienterede om aftaler foreningen har indgået:

• Snerydning
• Renovering af veje. arbejdet er afsluttet uden bemærkninger.
• Bestyrelsesansvarsforsikring.
  
  

Taget til efterretning

Bestyrelsens bemærkninger til hjemmesiden herunder særligt. 

• Forsiden og Nyheder (se hjemmesiden)
• Bestyrelsesmøde – skal vi have referaterne på hjemmesiden? (Se hjemmesiden)
• Persondata (se hjemmesiden)
• Fortov og veje, herunder parkering (se hjemmesiden) 

Taget til efterretning uden bemærkninger

På formandsmødet blev det besluttet at SGTK skal iværksætte arbejde med skabelon til persondatapolitik til brug for de enkelte grundejerforeninger. Der er ikke sat dato på hvornår dette arbejde forventes afsluttet. 

• Det indstilles at bestyrelsen afventet dette arbejde, og medlemmerne informeres jf. hjemmesiden
• Generalforsamlingen orienteres.

Besluttet

Her forventes formanden at orientere om:

• Ændringer i bestyrelsen.
• Foreningens hjemmeside.
• Orientering om fælleslån.
• Snerydning og Renovering af veje 2018
• GDPR og persondatapolitik.

Taget til efterretning

Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab.

Taget til efterretning

Fremtidige købers dvs. nye medlemmers indskud i foreningen har ikke været justeret i mange år og modsvarer ikke den opsparing på ca. 1,3 mio. kr. som foreningen har genereret. 

Bestyrelsen ønsker et mere tidssvarende indskud. 

Bestyrelsen indstiller kontingentet fastsættes til kr. 2.500,- 

Bemærk at eksisterende medlemmer IKKE vil blive pålagt indskuddet. 

Taget til efterretning

Bestyrelsen indstiller at foreningen afventer SGTK’s forarbejde og udkast til foreningens Persondatapolitik og håndtering af GDPR jf. pkt 3. 

Taget til efterretning

På valg

Kasper G. Petersen, Genopstiller

• Dan Zwicki, Genopstiller
• Gunnar Larsen, Genopstiller ikke

 IKKE på valg

• Kathrina von Hurrall, genopstiller ikke
• Morten Berger Jørgensen, fortsætter

Bestyrelsen indstiller Stine Vammen, Vedbøl Alle 20 til bestyrelsen ifm. generalforsamlingen. Bestyrelsen ønsker at Stine Vammen bliver foreningens Kasser.

Bestyrelsen indstiller, bestyrelsessuppleant Sanny Ølholm, til bestyrelsen. 

Taget til efterretning

Bestyrelsen indstiller

• Steen Ørholm
• Peter Beck

Taget til efterretning

• CVRnr.: Foreningens CVR kan være tilknyttet digital postkasse. Dette skal undersøges (Kasseren)
   
• Fælleslån: Formanden orienteret om mulighederne for at optage et fælleslån herunder risiko, lånekonstruktion, økonomisk konsekvens og forskellige muligheder for solidarisk. hæftning mellem medlemmerne.
  
  Generalforsamlingen orienteres i formandens beretning
  
  Bestyrelsens holdning er fortsat, IKKE at renovere vejene før det er lov- eller sikkerhedsmæssigt nødvendigt. 

 Taget til efterretning

28. februar 2019 – Sted aftales nærmere.

Dato/Tid 6. nov. 2018 kl.: 17:00

 Gunnar Larsen

 Dan Zwicki·        

 Morten B. Jørgensen - Afbud

Sted: Vedbøl Alle 18

 Kasper G. Petersen

 Sanny Ølholm

 Per Grøndahl Mortensen

Orientering v. Formanden - herunder foreningens vedtægter der omdeles på mødet.

Drøftelse af Generalforsamling 2019 - herunder bestyrelsesmedlemmer, der ikke ønsker at genopstille.

Orientering om opgaver det skal overdrages fra Formand og Kasserer og plan herfor.

Bestyrelsens indstilling af ny Kasserer.

Valg af Næstformand og Sekretær jf. Vedtægterne.

Bestyrelsens indstilling til ny Formand.

Drøftelser af Bestyrelsesansvarsforsikring.

Snerydning 2018/2019 jf. vedlagte tilbud fra Anlægsgartner John Larsen v. Kasper Gubi Petersen 

Bilag Vedlagt.

Evt.

Næste møde

Formanden orienterede om at formanden Gunnar Larsen og Kasserer Kathrina von Hurrall IKKE genopstiller til valg på Generalforsamlingen 2019.

Foreningens vedtægter blev uddelt til de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer og suppleanter til egen gennemlæsning.

Taget til efterretning

Bestyrelsen fulgte op på generalforsamlingen fra 2018.

• Snerydning jf. pkt. 8
• Renovering af veje. Tilbud fra Entreprenør Jim Marschall er accepteret og iværksættes hurtigst muligt (ansvarlig Kasper Gubi Petersen)
• Fælleslån. Mulighederne undersøges til næste bestyrelsesmøde (ansvarlig Kathrina von Hurrall)

Medlemmer der ikke genopstiller jf. pkt 1

Bestyrelsen havde en drøftelse af mulige punkter til Generalforsamlingen i 2019

• Opfølgning på 2018 jf. ovenstående
• Hjemmesiden – herunder GDPR og medlemmers adresser.

Taget til efterretning

Opgaver fra Formanden

• Jf. vedtægterne
• Hjemmeside – 123hjemmeside.dk (UN/PW)
• Mailbox - formand@graasten2770.dk (UN/PW)
• Bankadgang/forbindelse/UN/PW
• Div. Papirer og USB-stik

Næstformanden bistår formanden frem til generalforsamlingen.

Opgaver fra Kassereren

• Jf. vedtægterne
• Bankadgang/forbindelse/UN/PW
• Dokumenter og materialer
• Jf. pkt. 4

Taget til efterretning

Bestyrelsen havde en drøftelse af formandskandidater og evt. indstilling til generalforsamlingen i 2019.

Bestyrelsen vil indstille kandidat til generalforsamlingen 2019.

Besluttet

På baggrund opfordring og tilbud på Snerydning v. Bjarne Holm på Generalforsamlingen 2018 forhandlet og indgået aftale med Anlægsgartner John Larsson på tilsvarende vilkår.

Bestyrelsen har indskærpet, at det er et kvalitetskrav at der ikke ligger hårdt stampet sne efter rydningen.

Bestyrelsen tilstræber at informere medlemmerne om deres forpligtelser ifm. effektiv snerydning – til gavn for alle medlemmer. Dvs. så snerydningen kan arbejde.

Dan Zwicki vil varetage beboernes kontakt til Snerydningen v. Anlægsgartner John Lasson.

Besluttet

Generalforsamling:

Bestyrelsen drøftede mulighederne for at tiltrække flere til generalforsamlingen.

Taget til efterretning

CVR:

For at sikrer og lette administrationen ønskerBestyrelsen et CVRnr til foreningen (ansvarlig Kathrina von Hurrall)

Taget til efterretning

Onsdag d. 9. januar 2019 kl. 18:00 – Sted tilgår senere.